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S公司财务共享服务中心运行及优化策略研究

作者:未知

  [摘 要]本案以S公司为案例对象。S公司是近年来作为财务共享服务中心建设相对成功的企业,财务共享中心的建设经验和教训对其他企业财务共享服务建设和发展都具有借鉴作用。通过介绍S公司财务共享中心的建设过程,分析S公司财务共享服务中心运营状况,提出了现有模式下财务共享中心存在的问题。针对其存在的问题,从4个方面提出了相应优化策略和亚洲通宝。希望通过对S公司财务共享服务中心的研究,不断优化和改进现有运营过程中存在的问题,进一步完善财务共享服务模式。
  [关键词]财务共享中心;财务信息传递;系统流程;集团管控
  doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.22.028
  [中图分类号]F274;F416.8 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194(2019)22-00-02
  1     相关背景介绍
  随着全球经济一体化趋势日益明显,企业之间日益激烈的竞争迫使企业寻求新的财务管理方式,以顺应市场发展方向,在激烈的国际竞争中不被淘汰。而财务共享中心作为近年来新兴的财务管理模式,在节约管理成本、提高公司运行效率、预警风险等方面起到了非常重要的作用。随着现阶段企业公司规模不断扩大,财务压力不断增加,但规模扩大往往伴随着问题出现,所以应用财务共享平台对企业来说十分重要,提高财务管理效率,将大量重复性工作交给计算机,有利于减少差错。
  2     企业概况
  S公司目前在商业领域中是中国最大的零售业公司,竞争压力大,行业更新换代速度快,一旦跟不上行业发展进程,便会被不断发展着的全球化经济所淘汰。所以,跟上全球化进程,只有积极应用互联网信息技术手段,才能在市场发展中立于不败之地。S公司从创始之初到今天已有20多年的发展经验,为了应对互联网信息技术在财务管理方面创新以及全局市场环境变化,S公司要集中控制企业财务信息,依托互联网平台,全方位掌握企业、下属分子公司的财务状况,并跨部门、跨地域直接沟通,提高运行效率,了解供应商和服务提供商内部存在的财务问题,进行财务共享中心实践。
  3     企业当前财务共享中心系统流程
  S公司财务共享服务中心的运行体系由应付账款、费用报销、应收账款、固定资产及总账组成。
  3.1   应付账款流程
  应付账款流程作为S公司财务共享服务的核心,主要包括发票信息收集、数据和业务处理、银行支付和客户反馈。S公司将互联网信息技术应用于财务共享中心。应付账款流程共分为4个步骤:第一步,票据扫描及整理,供应商提供给公司的票据统一由票据中心进行扫描形成电子文档,在支付时由核算中心提取信息形成付款依据;第二步,由数据处理中心进行数据及付款内容审核,筛选出异常数据进行补录或退回;第三,统一进行支付;第四,与供应商之间形成反馈,客户可以进行业务查询。
  3.2   费用报销流程
  作为所有员工最常接触的部分,提高效率可以提高员工满意度。借助新的报销系统,所有人员都可以跨区域和时间报销业务运营,缩短系统响应时间,提高效率,降低成本。财务共享中心报销流程共分为5步:第一步,票据扫描与整理;第二步,单据审核,审核信息包括单据状态、财务审核、业务审核、领导审批是否存在有误信息;第三步,在系统中自动生成会计凭证;第四步,银行打款;第五步,公司会对员工进行业务报销培训。
  3.3   应收账款流程
  应收账款流程具体内容有:第一步,将财务合同录入系统;第二步,开具发票并整理,根据合同条款确认收入;第三步,核对亚洲通宝,看交易金额是否进入亚洲通宝,并做下一步收入确认;第四步,反馈。作为财务共享服务中心的基本业务,必须是标准、高效率的流程,能够满足大量应收业务的需求。
  3.4   固定资产流程
  固定资产流程负责的内容包括资产买卖、资产清查、资产维修等方面。资产购置,将资产购置信息发送至SAP系统中;资产维护,及时在系统中更新固定资产信息;资产处置,当固定资产产生报废、变卖、亏损等变化时,财务共享服务中心需要对其过程进行及时审核;资产盘点,账目与实务进行对比,盘点实务数量及质量。由于S公司属于零售业,下属固定资产中涉及的业务种类较多,所以需要不断跟进固定资产确认和计量过程。
  3.5   总账流程
  总账流程中最重要的是总账处理。总分类账流程包含完整的会计周期,整个周期包括:开立会计期间,创建日记账分录,每日与日记账核对,期末过账,外币重估,运行报告,结算会计期间等。所有财务处理结果和应付账款中生成的业务结果将进入总账流程。如果要停止总账流程周期,则需要先停止相应的业务流程。
  4     S公司财务共享服务中心问题解析
  从2008年至今,S公司财务共享服务中心的运作效果基本满足企业内部财务管理需求。目前,S公司财务共享中心的重中之重是财务业务运营。虽然目前的成本已经降低,工作效率提高,但尚未达到预期效果,实际运作中仍存在一系列问题。
  4.1   运行流程操作与设计分离
  S公司的财务共享中心有统一的管理标准和标准的业务流程,通过业务流程再造消除过去烦琐的非增值性服务,通过信息系统实时传输实现财务信息共享,减轻员工的工作压力。但目前仍旧出现了一些问题,比如財务人员负责操作共享中心运作,但不涉及流程设计,所以,财务人员在操作过程中发现系统的改进之处无法及时反馈给流程设计部门,会影响系统升级,制约财务效率提高。
  4.2   财务信息传递效率不高   进入财务共享系统的财务信息需要进行一系列审计,包括向系统提交申请、领导系统审查、审查一系列信息传输流程。这一过程通常由于步骤多导致所需时间长,一旦过程中信息传递出现问题,那么会进一步影响信息在流程中的进一步共享,从而导致执行效率降低并增加成本。
  4.3   财务信息处理效率不高
  财务共享中心模型下的财务处理需要整合业务部门的数据,并在分析和处理后共享财务数据,这一系列过程需要信息系统的支持。目前,S公司的信息管理系统基本涵盖了共享服务的相关业务,但集成和共享仍存在不足。各分公司和子公司的日常财务核算信息必须通过票据成像系统平台,如果由于信息技术原因,财务共享系统发生错误,可能会影响财务数据破损或无法按时执行。
  4.4   员工综合业务能力有待提升
  作为一家在线和实体整合开发的大型企业,S公司拥有
  1 600多家连锁店和分支机构,如金融、房地产和线下门店。业务部门和财务共享服务中心大多不在同一地点,财务共享中心工作人员也不了解日常交易业务发生的细节。财务共享服务中心的员工只执行业务数据操作,问题处理能力不好,如出现问题时需要反馈给业务部门,降低了业务处理的效率。
  5     S公司财务共享中心运行优化策略
  5.1   优化财务共享流程,提高管理效率
  随着S公司旗下连鎖店不断增加,线上线下交易的业务形式不断多元化。在许多情况下,财务服务无法根据实际运营中的设计过程进行处理,因此,财务共享服务流程和优化改进尤为重要。流程实施过程中的连续监控和可行性分析是流程优化的基础。借鉴中兴通讯财务共享服务中心建设的经验,通过核心业务流程重组,对财务共享流程进行重新规划,将DMAIC模型运用在S公司财务共享服务中心的流程优化中,并加强业务流程监管。
  5.2   减少财务审批时间,提升财务管理效率
  S公司作为一家大型私营企业,连锁店遍布全国,金融业务也很复杂。在如此大量的业务中,S公司财务信息的传递和处理经常遭遇不合时宜的现象。如果员工工作效率低下或发生人为错误,则相应的影响范围将成倍增加,会对销售业务甚至交付业务产生很大的负面影响。因此,S公司应该使用流程管理,对可能出现的特殊情况进行提前准备并预案,以在发生时减少解决时间,提高效率。
  5.3   紧跟信息化进程脚步,优化信息系统
  S公司的金融共享服务每天要处理数以万计的财务信息。为确保中心的稳定运行,共享服务所需的信息系统必须高效稳定。共享服务中心的信息系统由不同的子系统组成,支持不同的业务流程。由于这一特点,子系统需要高度集成和统一,以满足财务共享服务。鉴于S公司的大量的财务信息还缺乏集成和共享,因此可以使用移动互联网技术,引入云计算等技术手段,整合数据信息,建立统一的数据编码和标准,使财务共享中心进一步完善。
  5.4   升级员工绩效考核标准,提升员工综合素质
  S公司的财务共享服务中心是一个分工明确、流程标准明确的部门,但员工的能力要求不仅是完成流水线操作的基本工作。S财务共享服务中心的员工不仅要有自己的业务能力要求,还要有与其工作相关的其他知识。一方面,公司应加强对财务人员技能与业务知识的评估,建立健全部门绩效评价体系。另一方面,随着亚洲通宝扩张,财务共享服务中心处理的财务工作越来越多,增值业务不断扩大,中心对人才的需求也越来越强烈。因此,建立知识管理系统以帮助员工自我提升尤为重要。
  6     结 语
  目前,S公司财务共享服务中心的建设初见成效,系统结构合理,业务处理标准化程度高,业务流程重组效果显著,信息系统健全。但是,S公司的财务共享服务中心仍然存在服务提供效率不足,员工流动率大,流程设计与实际运作分离等缺点。基于此,本文从优化流程设计,强化流程管理,优化信息系统,提高效率管理等方面分析了S公司财务共享服务中心存在的问题,旨在促进S公司可持续发展。
  主要参考文献
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  [4]周访.中国企业集团实施财务共享服务的关键因素及有效性研究[D].北京:北京邮电大学,2013.
  [5]孙彦丛.财务共享须走出四大误区[J].首席财务官,2016(24).
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